Conseils en ManagementGérer les situations professionnelles difficiles - Energycoaching

08/10/2018

Gérer les situations professionnelles difficiles est parfois insurmontable pour des managers trop gentils. La gentillesse rime avec faiblesse quand elle revient à tout accepter ou ne rien décider. Voici des méthodes pour gérer les situations professionnelles difficiles que vous pourriez rencontrer au bureau.

J’ai remis de l’ordre dans mon équipe ou avec un collaborateur

L’enjeu : s’assurer que la critique est fondée et chercher les faits, émettre sa critique en privé sans témoin, ne pas être persuadé d’avoir raison, peut-être n’avez-vous vu qu’un aspect du problème et le collaborateur (ou l’équipe) va vous donner un nouvel éclairage, assumer sa critique et regarder son (ses) collaborateur(s)  dans les yeux, parlez à la 1ère personne c’est vous qui émettez la critique, ne pas critiquer juste pour avoir le plaisir de critiquer mais émettre une critique qui aboutisse à un changement sinon gardez-la pour vous.

Démarche :

– Décrivez les faits reprochés
– Expliquez votre point de vue en soulignant les conséquences des faits, les objectifs à atteindre
– Laissez l’autre (les autres) répondre en écoutant attentivement son point de vue
– Trouvez une solution et un plan d’action commun (nous sommes dans un état d’esprit de résolution de problème et pas de “tête à couper”)
– Co-construisez les objectifs à atteindre et les critères de réussite (mesurables, datés)

📢📢📢 Conseils pour animer une réunion de travail

J’ai assumé de licencier des collaborateurs (ou annoncer une mauvaise nouvelle de restrictions budgétaires, de non-augmentation, de délocalisation, …)

Enjeu : Jouez cartes sur table, soyez clair et sincère avec les gens, insistez sur le pourquoi et les conséquences positives des efforts fournis, prendre en compte les préoccupations des uns et des autres, envisagez en commun des solutions de rechange.  Gardez la motivation de votre équipe et sa confiance. En tant que manager, il est important que vous soyez solidaire et que vous ne soyez perçu comme victime d’une décision prise « en haut ».

Démarche :

– Réunissez les éléments chiffrés qui conduisent à cette décision. Si vous n’avez pas tous les éléments, demandez-les à votre n+1.
– Expliquez la décision, vous n’êtes pas qu’une simple courroie de transmission
– Réunissez vos collaborateurs. Prévoyez un créneau horaire maximum et surtout respectez-le.
– Présentez la stratégie de l’entreprise, le développement des services et les décisions positives et négatives qui ont été prises.
– Expliquez les implications directes que la mauvaise nouvelle a pour l’équipe et s’il y a lieu pour chaque service ou collaborateur. Une décision comprise et d’autant mieux acceptée.
– Offrez la possibilité à vos collaborateurs de s’exprimer lors de la réunion pour limiter au maximum les commentaires dans les couloirs.
– Remerciez vos collaborateurs pour leur engagement.
– Informez votre direction que l’annonce a été faite, des retours que vous avez obtenus et de vos suggestions face à la situation.
– Pour vous : Donnez-vous une note sur 10 sur la gestion de cette annonce et, notez ce que vous avez bien réussi et ce que vous pouvez améliorer la prochaine fois.

J’apprends à dire non à une demande d’un collaborateur (congé, augmentation…)

Enjeu : Dites non à la demande mais oui à la personne. Sachez que les meilleurs arguments sont dans les réponses de l’autre, vos meilleurs outils dans ce cas sont l’écoute, le questionnement, la reformulation. Préparer la discussion vous aura aussi permis de délimiter vos objectifs (qu’est-ce que je voudrais au mieux et qu’est-ce que je peux accepter au pire ?) et ainsi d’avoir une certaine flexibilité dans la discussion. Donner des perspectives et jouer la transparence pour ne pas engendrer de frustration.

Démarche :

– Ne répondez jamais à chaud, donnez-vous le temps de réfléchir et fixer un nouveau rendez-vous avec votre interlocuteur
– Préparez l’entretien en récoltant le maximum d’informations sur votre collaborateur
– Rassemblez des éléments objectifs fournis par la DRH : âge, ancienneté, salaire, historique des dernières augmentations accordées, parts du fixe et du variable, atteinte ou non des objectifs quantitatifs et qualitatifs sur une durée de trois à cinq ans.
– Annoncez le refus dès le début de l’entretien, vous vous libérez d’un poids et évitez que le collaborateur ne garde l’espoir de négocier jusqu’à la fin de l’entretien. Vous canalisez son sentiment de frustration, source de démotivation profonde et durable
– Justifier cette décision fondée sur des données concrètes : contexte économique défavorable, résultats de l’entreprise en baisse, budgets réduits, etc
– Rebondissez positivement, dynamiser votre discours et impliquez le collaborateur : « La conjoncture n’est pas bonne mais on peut l’inverser, et vous pouvez y participer activement »
– Mettez en place un plan de progrès personnalisé faisant le point sur les forces et les faiblesses du collaborateur et lui indiquant les pistes de développement de business à moyen et long terme.
– Activez certains leviers de motivation (formations, évolution de carrière, …)
– Donnez régulièrement à vos collaborateurs des signes explicites de l’intérêt que leur porte l’entreprise (félicitez, planifiez des formations ciblées, proposez les opportunités d’ de carrière quand elle se présente).

📢📢📢 Conseils pour maîtriser son trac en entretien d’embauche

Je ne plie plus devant les caprices de mes clients / Je n’accepte plus tout et n’importe quoi de mon patron

Enjeu : Faites valoir votre point de vue sans heurts.

Démarche :

– Ne répondez jamais à chaud, donnez-vous le temps de réfléchir
– Renvoyez le problème à son émetteur par un chemin détourné.

Client : « Etes-vous conscients que les efforts demandés (en prix, délais) seront au détriment de la qualité de nos prestations ? »
Patron : « Le dossier que tu me proposes est-il plus urgent que les cinq que j’ai déjà en cours ? Si oui, lequel me conseilles-tu de mettre pour l’instant de côté ? »

– Poussez les autres à reconnaître l’impasse dans laquelle ils nous mettent par leurs sollicitations tout en restant ouvertement concerné par l’intérêt de l’entreprise (la leur ou la vôtre).

Je ne rends plus service à mes collègues sans réciprocité

Enjeu : Faites-vous respecter. Dites non avec tact et fermeté.  Admettez que vous avez le droit de refuser quelque chose à vos collègues (et que votre réponse n’impactera pas l’appréciation de vos collègues à votre égard). Assumez de faire passer votre bien-être (personnel et professionnel) en priorité.

Démarche :

– Posez-vous la question : est-ce que mes comportements donnent une image de quelqu’un qui accepte tout ? Est-ce que je m’affirme assez fortement vis-à-vis de mes collègues ?
– Faites un point personnel sur votre apparence (négligée ou pas), la mollesse de votre poignée de main, votre posture (avachie ou non), votre visage fermé et votre regard, votre façon de s’asseoir, de vous tenir debout, votre voix. L’affirmation de soi passe par tous ces éléments extérieurs.
– Travaillez votre confiance en vous. Petit exercice : pensez à un événement où vous avez (encore) accepter de traiter un dossier de votre collègue. Comme vous n’êtes plus dans le feu de l’action, analysez la situation et imaginez comment vous auriez pu réagir : quels mots (phrases) vous auriez utilisés, dans quelle posture (debout ou assise), avec quelle intonation de voix …
– Entraînez-vous à dire non, refusez poliment. Commencez par refuser de petites choses qui vous semblent sans importance. Au fur et à mesure que votre confiance en vous grandit, refusez les choses importantes ou pas que vous ne souhaitez pas faire.
– Mettez les choses au clair avec vos collègues. Discutez avec eux et expliquez-leur que ce n’est pas à vous d’effectuer tel ou tel travail.
– Cependant, vous pouvez proposer votre aide exceptionnellement à condition que vos collègues vous aident à leur tour, lorsque vous en avez besoin. Vérifiez-le quelques temps après. Votre collègue le comprendra vite.

J’ai cessé d’être trop compréhensif avec les tire-au-flanc

Enjeu : Remotivez ce collaborateur qui se désintéresse de son poste. L’aidez à se revaloriser de nouveau

Démarche :

– Recevez-le en entretien afin d’acter son absence de travail, de définir avec lui ce qu’il doit réaliser à court terme et dans quelles conditions.
– Identifiez, au cours de cet entretien, si son absence de travail est le résultat d’un manque de compétence, de motivation ou les deux.
– Négociez avec lui le délai qui lui est nécessaire pour qu’il se remette à niveau.
– Prévenez-le des sanctions possibles si la situation devait perdurer.
– Après l’entretien, rédigez un compte-rendu que vous lui adressez de façon très formelle.
– Accompagnez-le avec des réunions régulières pendant quelques temps. Il est essentiel de lui montrer votre détermination à le voir progresser.
– Valoriser les efforts qu’il accomplit et les résultats qu’il obtient.
– Toutefois, si il ne fait toujours rien, sanctionnez-le.

Article écrit par Ana FERNANDEZ
Coach diplômée

 

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