CommunicationConseils en ManagementAnimer une réunion de travail efficace- Energycoaching

13/06/2020

Comment animer une réunion de travail ? Premièrement, bien préparer ses réunions de travail est essentiel pour les rendre efficaces et que chaque participant ait l’impression de ne pas perdre son temps. C’est un acte de management !

Les moments clés

– La préparation : définir les objectifs de la réunion, diffuser l’ordre du jour, vérifier la logistique et transmettre à l’avance les informations utiles sur les sujets à évoquer.

– L’animation : créer les conditions d’une participation active de tous, faire respecter les règles du jeu (horaires, ordre du jour, respect, temps de parole), n’abandonner pas un sujet tant que vous n’avez pas atteint le résultat attendu.

– Le suivi : formaliser le compte-rendu (actions, délais, responsabilités).

Les conseils à suivre

– Adapter la fréquence de vos réunions à vos besoins et à ceux de votre équipe : Une fois par semaine, 2 fois par mois, une fois par mois, à vous d’en juger la pertinence. Plus vos réunions seront efficaces et plus vos collaborateurs et vous-même en exprimeront le besoin.

– Par ailleurs, montrer l’exemple : soyez à l’heure, soyez clair, factuel et concis dans les informations que vous donnez, écoutez réellement les participants, impliquez-vous.

– Rappeler le contexte et les objectifs de la réunion

– Piloter votre réunion : Soyez exigeant vis-à-vis des participants, tant sur le niveau de préparation de la réunion que sur l’implication, la qualité des débats et la discipline de groupe attendue de chacun.

– Désigner le responsable de la rédaction et de la diffusion du relevé de décision

– Faire de votre réunion un espace de convivialité

En effet, favorisez la liberté d’expression en montrant de la tolérance et de l’ouverture d’esprit face aux idées exprimées. Valorisez l’apport de chacun. Communiquez votre optimisme et votre confiance dans l’équipe.

Les erreurs à éviter

– Surcharger l’ordre du jour : Mieux vaut traiter réellement quelques sujets importants et ciblés, plutôt que de survoler trop de sujets.

– Traiter des questions qui ne concernent directement qu’une minorité des participants. Les autres seront vite démotivés et désengagés.

– Laisser digresser : Chacun doit pouvoir s’exprimer, de façon concise et claire, et sans s’écarter du sujet.

– Laisser la réunion s’éterniser : Le temps de chacun est précieux et la capacité de concentration a ses limites. A vous de gérer le temps consacré à chaque sujet et de limiter l’ordre du jour en fonction de la durée prévue de la réunion.

– « Expédier » certains sujets, considérés comme moins critiques : Tous les sujets à l’ordre du jour méritent la même implication de la part du groupe.

– Terminer dans le flou : À la fin de la réunion, chacun doit avoir intégré les informations clés, compris ce qu’il a à faire, avec qui et quels sont les enjeux. Le relevé de décision sert à le rappeler.

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Bonus pour animer une réunion de travail
  • Avant la réunion, même si vous avez eu des expériences négatives, évitez le monologue intérieur comme « On ne va encore pas m’écouter ». Quand on est dans un état d’esprit négatif, on finit par se conformer à ses prédictions et on se montre effectivement ennuyeux(se).
  • Préparez soigneusement votre intervention : sélectionnez trois idées que vous voulez faire passer. La concision est le meilleur moyen de ne pas voir décrocher votre auditoire. Il faut se retenir d’être exhaustif : mieux vaut inciter les participants à poser des questions pour approfondir un point, plutôt que de les assommer de détails.
  • Premièrement, c’est durant la première minute que les gens décident s’ils vont ou non vous écouter.
  • Si vous sentez votre auditoire sur le point de décrocher ? Posez une question à l’un d’entre eux : « Et toi, Françoise, quel est ton avis ? ». C’est une façon d’interrompre le monologue et de créer une dynamique. Les participants attendent la réponse de la personne interpellée. Il se passe quelque chose.
  • Enfin, certaines expressions comme « En bref », « En résumé » agissent comme de véritables détonateurs. Les personnes moins attentives voient là une opportunité de rattraper ce qu’elles ont manqué. Cela les remet en position d’écoute.

Article écrit par Ana Fernandez, coach professionnel

 

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